第一章 总则

第一条 为规范学校电子公文运行管理，促进学校电子化办公的推广应用和信息资源共享,提高办公效率，根据相关文件精神，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 学校的电子公文是指通过校园办公系统处理后形成的，依赖于计算机系统阅读、处理，并可通过网络传输的具有法定效力和规范格式的公务文书。

第三条 电子公文应符合《国家行政机关公文格式》国家标准的规定。

第四条 经批准发送的电子公文，同正式印发的纸质公文具有同等效力。

第二章 电子公文处理

第五条 电子公文处理指电子公文的办理、发送、接收、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有效的工作。

第六条 电子公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

第七条 学校各部门负责人应当高度重视电子公文的处理工作，遵守本规定并加强对本单位电子公文处理的领导和检查。各学院（部）、各部门应当指定专人负责电子公文处理工作。

第八条 学校办公室是校园办公系统推广应用的主管部门，负责指导、督促、检查校内各单位的电子公文处理工作。

第九条 现代教育技术中心负责校园办公系统的技术支持和系统维护。

第十条 档案馆负责全校电子公文的归档，并对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查询利用等工作。

第三章 用户与系统安全管理

第十一条 各学院（部）、各部门上报用户均在系统中分配唯一用户名。上述人员调离工作岗位，所在单位应及时办理销户手续。

第十二条 新增人员的开户和调离岗位人员的销户由相关单位提出申请，经校办审核后，由现代教育技术中心负责办理。

第十三条 系统中用户拥有的公文处理权限由校办和现代教育技术中心根据各用户的岗位职责分配，并根据岗位的调整作相应调整。各单位用户如发现自己的公文处理权限不对，应立即与校办或现代教育技术中心联系，以便及时调整。

第十四条 各单位用户应妥善保管自己的ID文件和密码。登录系统后因故离开要退出系统，以确保安全。

第十五条 现代教育技术中心应加强服务器管理，做好定期备份，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。

第四章 电子公文的发文办理

第十六条 发文办理指制发电子公文的过程，与纸质公文制发流程相同。

第十七条 部门名义制发的电子公文应由部门主要负责人签发，经校办审核后正式上网。

第十八条 部门起草的校级发文应由部门主要负责人核稿，涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

第十九条 校内发文应在网上进行分发，一般不再另发纸质文件。

第二十条 电子公文上网后，为维护电子公文的严肃性，一般不得随意更改。特殊情况确需更改应按程序办理，经签发领导或校办公室主任同意后发更改通知。

第五章 电子公文的收文办理

第二十一条 收文办理指对收到电子公文的办理过程，包括接收、登记、审批等程序。

第二十二条 各学院(部)、各部门应保证用于接收电子公文的计算机全天开机上网，随时查看电子公文。

第二十三条 对需要办理的公文，负责电子公文处理的文秘人员应及时提醒负责人批示。

第二十四条 阅知性文件一般由负责人在网上查阅。

第六章 电子公文归档

第二十五条 学校根据有关规定和实际情况，学校发文由校办公室及时整理、归档，部门文件由部门整理归档。同时保存电子公文。

第二十六条 对于归档范围内的电子公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档电子公文的齐全、完整，便于保管和查询。

第二十七条 校办公室应分别对已收发的电子公文定期备份并永久保存。

第二十八条 对不具备归档和存查价值的电子公文经校办公室、档案馆负责人批准，可以销毁。电子公文的销毁，需进行登记并由两人监销，确保不错销、不漏销。

第七章 附 则

第二十九条 电子公文处理中有关行文、收文等规则，参照《国家行政机关公文处理办法》执行。

第三十条 本办法涉及的有关问题由校办公室负责解释。

第三十一条 本办法自发布之日起试行。