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浙江农林大学档案管理办法---浙农林大〔2011〕151号
时间:2012-01-11 点击数:

第一章 总 则

第一条为规范我校的档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案。根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》和《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条本办法所称的档案是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条档案工作是学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。

第四条各学院(部)、各部门在日常工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案,均由学校档案馆统一集中管理,确保档案的完整、准确和安全,便于档案信息资源的开发和利用,实现资源共享。

第二章 机构设置与人员配备

第五条我校的档案工作由校长领导,挂靠学校办公室。业务上接受省档案局和省教育厅的指导、监督与检查。

第六条学校档案馆具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职能。

第七条档案馆的管理职责是:

1、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

2、拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

3、负责全校档案的接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管等工作;

4、编制检索工具,开发档案信息资源;

5、组织实施档案的信息化建设和电子文件归档工作;

6、开展档案的开放和利用工作;

7、开展学校档案工作人员的业务培训;

8、利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

9、开展国内外档案学术研究和交流活动。

第八条各学院(部)、各部门必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并配备相对稳定的专(兼)职档案人员,负责本部门档案的收集、整理和归档工作,并按时向档案馆移交。

第九条档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十条档案工作人员及以档案工作为主的档案兼职人员,实行专业技术职务聘任制或职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十一条独立学院、集团公司档案工作由部门自行管理,学校档案馆进行监督、检查和指导。

第三章 档案管理

第十二条学校各学院(部)、各部门都应建立和完善归档制度,将档案工作纳入教学、科研和行政管理人员的职责范围内,做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存,实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十三条各类文件材料的归档范围,按照《浙江农林大学档案归档范围和保管期限规定》执行,归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十四条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

第十五条学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料进行系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案馆移交。

第十六条归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照《浙江农林大学电子文件归档管理办法》执行。

第十七条归档时间

1、学校各部门应当在次学年6月底前归档;

2、各学院在次学年寒假前归档;

3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月归档;

4、财会类档案由部门保存一年后向档案馆移交。

第十八条各部门要特别重视重大活动档案的收集、整理、移交等工作。组织承办部门为两个以上的,档案的收集整理移交等工作由承担主要工作的部门为主负责,其他组织承办单位及负责新闻报道等工作的部门,应当及时整理重大活动中形成的档案,并在重大活动结束之日起一个月内向承担主要工作的部门汇交。

第十九条各部门和个人在其从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的材料,应当按照规定及时归档,任何部门和个人不得据为已有。

第二十条对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆采用征集、代管等形式进行管理。

第二十一条档案馆工作人员对档案进行整理、 分类、鉴定和编号。

第二十二条档案馆应采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十三条档案馆应做好档案的鉴定工作。对保管期限已满,失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报分管校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十四条档案馆建立档案的统计和检查制度,对档案的接收和移出、案卷数量、档案利用情况进行统计,并做好档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用和公布

第二十五条档案工作人员要熟悉业务,主动做好档案的提供利用工作,当好学校、领导的参谋和助手。积极发挥档案的信息功能,提高档案的利用率。

第二十六条凡需利用档案者,按《浙江农林大学档案借阅、查阅制度》执行。

第二十七条学校提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案机构负责人批准。

加盖档案馆公章的档案复制件,与原件同等效力。

第二十八条档案馆是学校档案证明的唯一机构。

第二十九条档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校长批准。

第三十条档案馆采取多种形式(如档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障

第三十一条学校应当将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十二条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十三条学校应当设立专项经费,为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十四条在档案工作中做出下列贡献的部门或个人,学校给予表彰和奖励。

1、在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

2、在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

3、在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

4、将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的;

5、同违反档案法律法规的行为斗争,表现突出的。

第三十五条有下列行为之一的, 学校对直接负责的主管人员和其他责任人依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

1、玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

2、违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

3、涂改、伪造档案的;

4、擅自出卖、赠送、交换档案的;

5、不按规定归档,拒绝归档或将档案据为已有的;

6、其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第三十六条本办法由档案馆负责解释。

第三十七条本办法自发布之日起施行。原2008年4月2日发布的《浙江林学院档案管理办法》(浙林院〔2008〕37号)同时废止。

浙江农林大学办公室 电话:0571-63732700 联系邮箱:xb@zafu.edu.cn
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